ملخص كتاب كيف تنجز جميع المهام
Getting Things Done
صدر عام 2001 ·279 صفحة ·12 دقيقة قراءة
نظام عملي يخرجك من فوضى المهام المتراكمة ويمنحك سيطرة هادئة على عملك كله، ويقوم على مبدأ بسيط: أفرغ ذهنك في أنظمة خارجية موثوقة، وحدّد دائماً الخطوة التالية الملموسة، فيتفرغ عقلك لما يجيده وهو التفكير وحل المشكلات.
ماذا ستتعلم من هذا الملخص؟
- كيف تحرر ذهنك من عبء التذكّر فتركز كاملاً
- مراحل العمل الخمس: الالتقاط والتوضيح والتنظيم والمراجعة والإنجاز
- لماذا قائمة المهام اليومية تفشل وما البديل
- كيف تختار ما تفعله بأربعة معايير
- كيف تفهم أولوياتك عبر آفاق التركيز الستة
بداية الملخص
الفصل 1 عقلك صنع للتفكير لا للحفظ
تخيل صباحاً معتاداً: أنت منهمك في كتابة مستند، فيأتيك بريد يطالبك بتحديث برنامج الحماية، وبينما تهمّ بذلك تتصل خالتك لتذكّرك بالرد على دعوة زفافها، ثم يدخل مديرك يطلب منك البدء بمستند جديد، فإذا بك تنسى ما كنت تعمل عليه أصلاً، وهكذا تمضي أيام العاملين بالمعرفة، يوازنون عشرات المهام والمشاريع دفعة واحدة، ثم تنهال عليهم مهام جديدة بلا توقف، فيلجأ أكثرهم إلى الحل الخاطئ وهو حشو كل هذا في رؤوسهم، يحاولون أن يبقوا المعلومات والمواعيد والمهام «في بالهم». والمشكلة أن هذا التصرف يبدد قدرة العقل العجيبة على التفكير، إذ يملؤه بركام من المعلومات المبعثرة، ثم تأتي الطامة الكبرى وهي أنك لا تعود قادراً على التركيز في عملك، لأن عقلك يظل يحاول أن يحل كل تلك المشكلات العالقة والمهام التي لم تنجزها بعد، وهذه هي ما نسميها الحلقات المفتوحة، أي الأمور التي لم تُغلق ولم تُحسم، فيظل عقلك يذكّرك بها شئت أم أبيت، فلا تقدر أن تركز حقاً، وفكرة مثل «تذكّر أن تدفع فاتورة الكهرباء هذا الشهر» تقفز إليك كل حين فتقطع تدفقك. ولنتأمل كيف يتجاوب الماء حين تلقي فيه حصاة، فإنه يتجاوب بقدر الحصاة وقوة رميتها تماماً، لا يبالغ في ردّ الفعل ولا يقصّر فيه، أما نحن فنترك الأحداث الضاغطة تتحكم بنا، فإن كنت غارقاً في جبل من المهام وجاءك بريد يضيف مهمة واحدة شعرت بالانهيار وربما أجبت بفظاظة، والأجمل أن يكون ذهنك كالماء، يتجاوب مع كل حدث بما يناسب وزنه، لا يفرط ولا يفرّط، وهذه هي السكينة التي يسعى إليها هذا النظام، وهنا يأتي دور طريقة «إنجاز المهام» التي تعيد إليك السيطرة عبر مسار عمل من خمس مراحل: الالتقاط، فالتوضيح، فالتنظيم، فالمراجعة، فالإنجاز، فإذا أتقنتها شعرت بسيطرة مرتاحة وحسّنت قراراتك وزادت مرونتك حين تتبدل الظروف.
الفصل 2 مكتبك هو قمرة قيادتك
قبل أن تخوض المراحل الخمس، عليك أن تهيئ المكان والأدوات، فالبداية الموفقة أن تنشئ لنفسك مكان عمل تجد فيه كل ما تحتاجه قريباً منك، فيصير قمرة قيادة تشعر فيها بالراحة دائماً، والأفضل أن تنشئ مكانين متطابقين، واحداً في البيت وآخر في العمل، لتكون فعّالاً في كليهما، وإن كنت تقضي وقتاً طويلاً في التنقل ففكّر في إعداد متنقل ينجز معك المهام وأنت في الطريق، ولا تشارك مكانك أحداً ولو كان شريك حياتك، حتى لا تضطر إلى إعادة ترتيبه على ذوقك كلما عدت إليه. أما أدنى ما تحتاجه فهو سطح للكتابة ومكان لصندوق وارد ملموس، ومن الأدوات الأساسية صوانٍ لحفظ الورق تكون صندوق الوارد والصادر، وورق وأقلام وأوراق لاصقة ومشابك ولاصق ودبّاسة وآلة لصنع البطاقات وملفات وتقويم وسلة للمهملات، وهذه كلها إلى جانب أجهزتك الرقمية كهاتفك وحاسوبك وتحتاج كذلك إلى نظام حفظ مرجعي عام، ورقي ورقمي حيث يناسب، تخزّن فيه المستندات والمقالات والملاحظات والتذاكر والمفاتيح وبطاقات العضوية، فاشترِ خزائن ملفات جيدة واحتفظ بملفات فارغة كثيرة تكتب عليها بسهولة وتدسّها في مكانها. ومن أيسر الأنظمة وأكفئها نظام الترتيب الأبجدي، تحفظ فيه الأشياء تحت حروف معينة بحسب الموضوع أو الشخص أو المشروع أو الشركة، فتقلّل بذلك الأماكن التي تبحث فيها عن أي شيء، فلو أردت ورقة عن مشروع «الجودة 2.0» الذي تنجزه لشركة «إكس واي زد» لم تحتج إلا أن تفتش حرفي القاف والإكس، والقاعدة هنا أن حفظ أي شيء يجب ألا يستغرق أكثر من دقيقة، فإن تجاوز الدقيقة فالنظام بطيء أكثر مما ينبغي، وأخيراً نظّف ملفاتك مرة في السنة على الأقل كي لا يتورّم النظام ويصير عبئاً لا يُستعمل، وهذا التنظيف السنوي يمنحك راحة البال، إذ تحفظ الأشياء وإن لم تتيقن من حاجتك إليها لاحقاً، لأنك تعلم أنك ستراجع وترمي ما لا يلزم في وقته.
أكمل هذا الملخص في صفحتين
بقي 11 فصلًا من هذا الملخص.
- مكتبة تتجاوز 1000 كتاب، ملخصة بالعربية
- كتب جديدة كلّ أسبوع
- يحفظ تقدمك، وتكمل من حيث توقفت
التطبيق مجاني على iPhone، وهذا الملخص يُفتح فيه · كيف نكتب ملخصاتنا؟
من أفكار الكتاب
- عقلك بارع في التفكير، رديء في التخزين، فلا تثقله بما تستطيع أن تكتبه خارجه.
- الحلقات المفتوحة، أي المهام غير المنجزة المخزّنة في رأسك، تقاطع تركيزك سواء أردت أو أبيت.
- الحالة المثلى أن يكون ذهنك كالماء: يتجاوب مع كل حدث بقدره، لا بأكثر ولا بأقل.
